どうも、外資系サラリーマンのマクリン（ @Maku_ring）です。
外資系企業に勤めていると、本社の偉いさん訪問や海外部署からの問い合わせなど、使う機会が意外と多い英語。
スピーキングとリスニングにくわえ、もうひとつ必要なのがライティング。
そのほとんどは英語のビジネスメールで必要になってきます。
日本語メールにも決まりがあるのと同様に、実は英語メールにも一定の法則があります。
それをちょっと知っておくだけでメールの仕上がりが抜群に早くなるのです。
僕は外資系の上司たちから英語メールの作法を叩き込まれたおかげで、もはや日本語のメールを書くのと変わらない気楽さで、英語メールを書くことができています。
マクリン本記事では「外資系で叩き込まれた英語メールの書き方を伝授する」について書いていきます。
マクリンもくじ
英語メールは7つのパートに分かれている
英語メールを書く上で、始めに意識すべきなのはその構造。
大きく7つのパートに分かれています。
- Greeting (挨拶・書き出し)
- Small Talk (世間話・雑談)
- Opening Sentence (オープニング)
- Main Message (メイン)
- Closing Sentence (クロージング)
- Sign-off (締め・結び)
- Signature (署名)
ヨメマクリン一見すると多いですが、日本語メールのほうがもっと複雑ですw
この構造を頭に入れさえすれば、あとは順番に書き連ねていくだけで、英語のメールが簡単にでき上がります。
それでは順を追って説明していきます。
1. 挨拶・書き出し【Greeting】
まずは挨拶・書き出しパートから。
日本語メールでいう「 様」に該当します。
フォーマルとカジュアルでベースとなるのは、以下の2パターンです。
- Formal Dear + Mr. (男性)/Ms. (女性) + Last Name (苗字),
- Casual Hello/Hi/Hey (どれでもOK) + First Name (名前),
とりあえず「Dear Mr./Ms. Last Name,」を使っておけば間違いありません。
その中でも親しい間柄である場合は「Hello/Hi/Hey First Name,」を使うイメージです。
我が社もそうなのですが、会社によっては「さん付けパターン」が浸透しています。
- Light Formal Dear + Last Name-san,
マクリンここまで覚えておけば大丈夫ですが、他にもこんなのがあるので、Greetingに幅をもたせたい人は頭に入れておくと便利です。
- Very Light Formal Dear + First Name,
- Very Light Casual Dude! (お前・アンタみたいなイメージ)
- 怒っているとき Mr./Ms. + Last Name,
2. 世間話・雑談【Small Talk】
挨拶・書き出しが終わったら文章の始まり、Small Talkです。
日本語メールでは「いつもお世話になっております」や「お疲れ様です」が一般的ですが、英文ではもう少しフレキシブルになります。
僕がよく使う表現は「Thank you for 〜ing」です。
幅広い場面をカバーできて汎用性が高いのでかなり便利。
- 情報をくれたとき Thank you for sending the information
- 会議を設定してくれたとき Thank you for arranging the meeting
- コンタクトしてきたとき Thank you for contacting me
- 素早いご返信に Thank you for your quick reply
ということで、困ったときは「Thank you for 〜ing」を使えば大丈夫。
気心知れた間柄であれば、雑談系の質問から入るのもいいでしょう。
僕はあまり使いませんが、こういった文面をもらうケースがちょくちょくあります。
- 調子どう？ How are you ?
- 〇〇の天気どう？ How is the weather in 〇〇 ?
- △△のミーティングどうだった？ How was △△ meeting ?
ちなみに要件だけを端的に伝えたいときは、Small Talkごとすっ飛ばすこともあります。
状況に応じて省略してOKということも覚えておきましょう。
3. オープニング【Opening】
Greeting Small Talkと来たら、いよいよ要件の始まりであるOpening Sentenceに入ります。
Opening Sentenceには目的・要望を書くだけです。
中でも汎用性の高い表現がこちらの3つ。
- 〜したいです I would like to (= I’d like to) 〜
- 〜について質問があります I have a question about/regarding 〜
- 〜するために書いています I’m writing to 〜
中でも「I’d like to」はめちゃめちゃ便利。
「I want to」とほぼ同じですが、自分の願望だけでなく、相手に依頼する形式のときも使えちゃう、ありがたい表現です。
また、「I’m writing to」は目的が先立つ表現なので、「I’d like to」や「I have a question」より、もう少し丁寧に行きたいときに使うとベター。
これらを用いた、実用性の高い文例はこんな感じです。
- 来月にミーティングをしたいです。 I’d like to arrange a meeting with you next month.
- ミーティングを設定するために、このメールを書いています。 I’m writing to schedule a meeting with you.
- あなたに質問をするために、このメールを書いています。 I’m writing to ask you a question.
Opening Sentenceは必ず入れるパートなので、Small Talkを省略したとしても、こちらは忘れないよう気をつけましょう。
4. メイン【Main Massage】
オープニングを終えたら、その内容をもう少し詳しく書くMain Massageのパートに移ります。
こちらもやることはシンプルで、要望の内容を質問もしくは依頼形式で書くだけです。
例えば会議の日程を決めたい場合は、こちらから都合のいい日時を挙げて、相手に投げかけます。
意外にバリエーションはありますが、「How about 〜」と「Are you available 〜」を使うケースが多いです。
- How about on Wednesday at 10:30 ?
- Are you available on Wednesday at 10:30 ?
- Is Wednesday 10:30 good for you ?
- How does Wednesday 10:30 sound ?
相手から都合の良い日を挙げてもらう場合は、丸ごと投げかける質問を使います。
- Could you let me know when you are available ?
- Could you tell me when you are free ?
- Please let me know when it is convenient for you ?
他には会議の内容を訊くケースも多いので、ここら辺はわりと実用性の高い文例です。
- Would you mind sending me the agenda of the meeting ?
- Could you let me know what the purpose of the meeting is ?
要望の内容は多岐にわたるため、それに合わせて質問を作っていく形ですが、ベースは上記を押さえれば大丈夫です。
5. クロージング【Closing】
メインの内容は終わったので、あとは最後の文を添えるだけ。
この文章自身に依頼内容はないため、「気持ちよく読んでもらうための前向きな言葉添え」というイメージです。
とりあえずこの3パターンを覚えておけば問題ありません。
- お礼申し上げます。 Thank you in advance.
- お会い/話しできるのを楽しみにしています。 I’m looking forward to seeing/meeting/talking with you.
- 質問がありましたら、気軽にお尋ねください。 If you have any question, don’t hesitate to ask.
どれか迷ったら「Thank you in advance」でOKですw
6. 締め・結び【Sign-off】
こちらは署名前の「宜しくお願いいたします」に相当します。
基本的にはこの3パターンですが、汎用性が高いのは、いずれも使える「Regards,」です。
- Formal/Casual Regards,
- Formal Best regards,
- Formal Sincerely,
- Very Formal Thank you and best regards,
7. 署名【Signature】
最後は署名。
フルネームで書く人が多いですが、社内であればFirst Nameだけでも差し支えありません。
ご自身のスタイルで決めるといいでしょう。
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英語メールの完成文例
あとは1〜7のパートをつなぎ合わせるだけで英語メール完成です。
ヨメ
マクリンそれでは試しにやってみましょう。
マクリンときにはメールの内容が難しいことがあり、一筋縄ではいかないことも出てきます。
ですが、メールの構成自体はいずれも変わりません。
本記事で紹介した1〜7に沿って、落ち着いて書いていけば大丈夫です。
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英語メールの書き方まとめ
本記事は「【完全版】外資系で叩き込まれた英語メールの書き方を伝授する【例文もあり】」について書きました。
近年、多くの会社でグローバル化が進んでおり、英語はもはや避けては通れない存在となっています。
僕自身マーケティングに異動してからというもの、ヒアリング＆スピーキング力も必要となり、あわててベルリッツに通っている次第です。
マクリンどうも、マクリン（ @Maku_ring）でした。
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